En ren succes hos Nyborg Kommunes ServiceTeam

Jytte Hanse, rengøringsleder, ServiceTeam, Nyborg Kommune

Foto: Jytte Hansen, rengøringsleder, ServiceTeam, Nyborg Kommune

Nyborg Kommunes ServiceTeam har indført smartphones til medarbejderne

Af freelancejournalist Sisse Valnert 

- Det hele startede på en lidt pudsig måde, fortæller rengøringsleder Jytte Hansen, ServiceTeam.

- Jeg havde hørt, at en anden kommune havde givet deres medarbejdere mobiltelefoner. Først tænkte jeg, at det måske var lidt overdrevet. Men efterfølgende blev jeg klar over, at der var flere firmaer, som udviklede programmer til smartphones til brug for rengøringsbranchen. Jeg blev hurtigt klar over, at mine medarbejdere skulle have en smartphone, for der er så mange ting, den kan bruges til, siger Jytte Hansen

- Jeg var til et arrangement, hvor jeg talte med Metha Palmus Hansen, chefsekretær og HR-konsulent på Trinity Hotel & Konference Center. Hun fortalte mig om deres brug af tablets i projekt Better Rooms, hvilket var meget inspirerende.

Samhørighed

Med til historien om succes'en med tablets på Trinity Hotel & Konference Center hører, at nogle af medarbejderne fik screenet deres danskfærdigheder.

Jytte Hansen, ServiceTeam, tog idéen til sig.

- Jeg kontaktede konsulent Jonna Bach fra Netværkslokomotivet og fik hende til at hjælpe os.

Netværkslokomotivet arrangerede derefter et informationsmøde med pølsevogn, og medarbejderne i ServiceTeam tog rigtig godt imod arrangementet.

- Vi besluttede, at alle ansatte i ServiceTeam skulle screenes. Det, at vi alle var med, gav en rigtig god samhørighed.

Trygge medarbejdere

- Det var meget vigtigt for mig, at vi kom godt fra start. Derfor meldte jeg ud, at en god start mest handler om, at medarbejderne er trygge. Det måtte ikke gå for hurtigt, da jeg ikke ville risikere at tabe nogle på gulvet.

Efter screeningen stod det klart, at nogle medarbejdere ville profitere af at tage et kursus for ordblinde, mens andre havde behov for et forløb for tosprogede.

Jonna Bach koblede ServiceTeams medarbejdere til det lokale VUC, og kursusforløb for henholdsvis ordblinde og tosprogede medarbejdere blev strikket sammen.

- Vi havde en god snak med VUC og de var med på, at brug af smartphones skulle indgå i undervisningen, siger Jytte Hansen.

Gæstelærer

ServiceTeam Nyborg valgte at bruge CleanManager, der er et online planlægningsværktøj til brug i rengøringsbranchen.

CleanManager er udviklet af Frantz Furrer og Jakob Witte Larsen, der sammen driver virksomheden ProLite Development.

- At vi så fik det arrangeret sådan, at Frantz Furrer blev gæstelærer i undervisningen på VUC, var jo en gevinst uden lige, siger Jytte Hansen.

Inspiration og motivation

Frantz Furrer er glad for rollen som gæstelærer.

- Det gav et godt indblik i medarbejdernes hverdag og deres udfordringer. Tit kommunikerer vi jo mest med ledere og mellemledere, men i det tætte samarbejde med VUC og Jytte Hansen kunne jeg hjælpe medarbejderne direkte og også give dem viden om hvilke andre apps, der kan hjælpe dem i dagligdagen, siger Frantz Furrer og tilføjer, at den egentlige årsag til succesen med at digitalisere medarbejdernes hverdag ligger hos Jytte Hansen.

- Hun var så inspireret, og inspirationen blev forvandlet til motivation, som medarbejderne kunne mærke.

Ikke et tabu

- Nogle af medarbejderne var noget oppe i årene, og vidste dårligt, hvordan smartphonen skulle vende, når de skulle telefonere. Nu er de bare skrappe til at bruge smartphonen, fastslår Frantz Furrer, der selv er ordblind.

- Det er normalt ikke noget, jeg skilter med. Kun når jeg ved, at min egen ordblindhed kan hjælpe andre til at forstå, at det ikke er et tabu, og at man sagtens kan kommunikere skriftligt på trods af ordblindheden.

Klap på skulderen

Jytte Hansen er begejstret for hele forløbet.

- Vi har fået en smartere arbejdsgang. Men det største plus er nok, at mine medarbejdere føler, de har fået et klap på skulderen. De føler sig mere værdsatte og respekterede nu, og det har de i højeste grad fortjent.

Datablade og meget mere

Og hvad er det så, de nye smartphones kan?

- Når en medarbejder møder ind, der hvor hun skal gøre rent, bliver hun via en kode registreret. Så ved teamlederen, at hun er mødt ind.

Ser medarbejderen, at der snart skal købes nye rengøringsmidler, så ligger der i smartphonen en bestillingsliste, som hun kan bestille varer på og sende til kontoret. Det er også muligt for medarbejderne at bestille deres sommerferiemodul på smartphonen, forklarer Jytte Hansen.   

Medarbejderen har sin arbejdsplan liggende på smartphonen, så der er aldrig tvivl om de dagsaktuelle arbejdsopgaver. Har medarbejderen udfordringer med at læse eller skrive, er der installeret apps, der gør, at medarbejderen kan indtale en tekst og sende den som sms eller mail – og omvendt: Få læst sms'er og mails op. Det er også muligt via kameraet at billeddokumentere.

- Endelig har vi også datablade, APB og APV'er liggende på samtlige smartphones. Vi har skiftet ca. 100 mapper ud med den digitale verden.

Rapporter og statistikker

Programmet bruges også af teamlederne til at lave kvalitetsrapporter ude hos kunderne.

- Smartphonen er blevet en uundværlig hurtig kommunikationskanal mellem medarbejdere, ledere og kontorpersonale. Skriv en besked og send den med et tryk ud til 85 medarbejdere. Det er da let, siger Jytte Hansen og fortsætter:

- Medarbejderne arbejder jo langt fra hinanden i hverdagen, da vi dækker hele kommunen. De har nu en telefonliste liggende på deres smartphone, hvor de med et klik hurtigt kan komme i kontakt med en kollega, hvis de har brug for et godt råd.

I øjeblikket tester vi et nyt program, hvor der kan laves rapporter og statistikker, det forventer vi også bliver godt. Det er en ren succes, fastslår Jytte Hansen.